Eksport av reiseregning/utlegg til lønnssystem

Benytter du en eldre, filbasert eksportløsning for reiseregninger, gjelder det en annen, systemspesifikk fremgangsmåte som ikke dekkes i denne artikkelen.

 

Inneholder

• Kom i gang
• Sette opp lønnsartkoder
• Eksport

Kom i gang

---

Forutsetninger:

• Reiseregning- og/eller utlegg-modulen er aktivert

• Ditt regnskap/lønnssystem støttes og integrasjonen er aktivert (se egen brukerdokumentasjon for de ulike systemene).

Slik aktiverer og setter du opp eksporten:

• Gå til integrasjonssiden: Oppsett → Innstillinger → Integrasjoner → Velg ditt regnskapssystem

• Se etter “reiseregning/utlegg” og aktiver denne. Du kan bestemme om eksport skal utføres med eller uten prosjektnummer, alt ettersom dere prosjektfører denne kostnaden eller ikke.

 

Sette opp lønnsartkoder

---

Du må definere egne lønnsartkoder for de ulike typene diett og utlegg. Dette gjøres via lenken «oppsett av lønnsartkoder» på integrasjonssiden, som du også finner i menyknappen øverst til høyre på selve lønnseksport-siden. Lønnsartkoden er vanligvis et nummer eller en ID som tilsvarer lønnsarten i lønnssystemet ditt. For hver relevant type skal det angis en lønnsart for både skattefrie og skattepliktige deler, med mindre typen alltid er enten skattefri eller skattepliktig.

Du kan bruke samme lønnsartkode for flere typer diett og utlegg. Beskrivelsen fra Proresult følger med på reiseregningen og vises på lønnsslippen. Vær oppmerksom på at det er innstillingene for lønnsarten i lønnssystemet som definerer gjeldende skatteregler, regnskapskonto og øvrige bokføringsdetaljer.

 

 

Eksport

---

Gjøres normalt via Lønning → Eksport → Gå til eksport av reiseregning/utlegg.

Hvilket system som eksporteres til blir normalt automatisk valgt, men du kan velge system dersom du har aktivert eksporten for flere.

• Velg hvilken lønnskjøring det skal eksporteres til, dersom lønnssystemet krever dette. Hvis ingen lønnskjøring er opprettet, må du lage en ny før du gjennomfører eksporten.

• Velg hvilke reiseregninger som skal eksporteres. Som standard vises alle reiseregninger som ikke tidligere er eksportert, men du kan også filtrere på dato, ansatt, prosjekt eller status. Om nødvendig kan du inkludere tidligere eksporterte utlegg ved å krysse av for “inkluder eksporterte” dersom de skal overføres på nytt.

• Klikk “forhåndsvis eksport”

• I forhåndsvisningen får du presentert hver eksportert linje, og systemet forsøker å slå sammen linjer med lik ansatt, lønnsartkode, sats og typebeskrivelse. Gå gjennom listen og foreta en stikkprøvekontroll for å sikre at dataene er riktige. Dersom noe mangler, for eksempel lønnsartkode, eller andre avvik oppdages før eksport, vil dette vises med en tydelig merknad nederst i bildet. Rett opp eventuelle mangler før du utfører eksporten, ellers vil de aktuelle linjene og tilhørende reiseregning ikke bli overført.

• Klikk “eksporter til lønnssystem”.
  Når prosessen er ferdig, får du status for eksporten:

🟢Vellykket (grøn): Alle linjer eksportert uten feil

🟡 Delvis vellykket (gul): Eksport med advarsler

🔴 Feilet (rød): Eksport kunne ikke fullføres

Oppstår det feil eller advarsler, bør du lese feilmeldingen for å finne årsaken. Kontakt Proresult support med skjermbilde av feilmeldingen og forhåndsvisningen hvis du ikke finner løsningen selv. Reiseregninger som eksporteres uten feil merkes med eksportnummer for lønnskjøringen. Feilførte eller delvis overførte reiseregninger får ikke status eksportert og kan sendes på nytt.

Hvis noen linjer allerede er eksportert og eksporteres på nytt, må du slette de gamle linjene manuelt i lønnssystemet før lønnskjøring for å unngå dobbeltføring.

Gå deretter til lønnssystemet og kontroller at transaksjonene har blitt opprettet riktig på lønnskjøringen. Fremgangsmåte for kontroll varierer etter hvilken løsning dere bruker.