Fakturering

Du kan fakturere direkte fra fakturamodulen i Proresult, eller eksportere som ordre/faktura til diverse regnskapssystemer gjennom integrasjoner. Du kan òg laste ned fakturaen i PDF-format. Her får du en gjennomgang av hvordan fakturavedlegg vises i Proresult, samt hvilke funksjoner og redigeringsmuligheter som er tilgjengelige. Vi forklarer hvordan du kan tilpasse både fakturainformasjon og fakturalinjer, samt hvordan du eksporterer vedlegget som PDF eller Excel, skriver det ut, eller overfører det til eksterne regnskapssystemer gjennom tilgjengelige integrasjoner.

Faktura

På siden faktura kan du fakturere kunder direkte fra Proresult enten via EHF, pr. e-post eller skrive ut i PDF-format og sende manuelt til kunde.

Hvordan oppretter jeg et fakturavedlegg?

Når prosjektet er klart for fakturering, eller du ønsker å delfakturere, kan du opprette et fakturavedlegg direkte i Proresult. Dette gjør du ved å gå til fakturamodulen, velge «Fakturering» og deretter klikke på «Lag fakturavedlegg» for det aktuelle prosjektet.

Du kan også opprette fakturavedlegg direkte fra et prosjekt:

Velg prosjektet du ønsker å fakturere (dette fylles ut automatisk hvis du allerede har navigert inn via prosjektet). Marker deretter hvilke poster og data som skal inkluderes på fakturaen. Når alle relevante elementer er valgt, klikker du på OK for å opprette fakturavedlegget.

Du blir automatisk sendt videre til det nye vedlegget, slik at du kan gå gjennom og tilpasse det etter behov.

Generell oversikt

Visningen av fakturavedlegget gir deg en tydelig oversikt med vedleggsnummer, statusvelger, ordrehode og en detaljert liste over fakturalinjer. Alle tekst- og prisfelt kan enkelt redigeres etter behov, og det er mulig å legge til eller fjerne fakturalinjer dersom det er nødvendig. Når fakturavedlegget er ferdig tilpasset, velger du ønsket format og genererer dokumentet via knappene nederst på siden.

Redigere fakturainformasjon

Du kan enkelt redigere følgende informasjon direkte på fakturaen før den sendes:

Dato
Prosjekt
Merknader
Kunde
Fakturaadresse
Arbeidssted
Kontaktperson
Referanse (kundens referanse)
Vår referanse (internt navn)
Du kan også knytte fakturaen til en endringsmelding.

Redigere ordrelinjer

Før du oppretter selve fakturaen, har du mulighet til å tilpasse fakturavedlegget slik du ønsker. Når du oppretter faktura fra et prosjekt, kan du velge å inkludere ufakturerte timer, varer og kjøringer som er registrert på det aktuelle prosjektet.

Du kan legge til fritekstlinjer, varer fra vareregisteret eller kjøringer. Det er også mulig å fjerne linjer fra fakturagrunnlaget.

Utskriftsvalg:

Du kan endre utskriftsvalg ved å huke av nederst på siden.

Visningsalternativer (kolonner):

Klokkeslett
Timepris
Arbeid
Ansatt (Timer)
Ansatt (Varer)
Type
Fakturaadresse
Sum timer
Dato timelinjer
Dato varelinjer
Varepris
Varelinje-ref
Prosjekt

Grupperings- og summeringsvalg:

Slå sammen lik arbeid/pris/ansatt (uten dato)
Vis samhørende timelinjer
Sum pr timetype
Sum pr uke
Varesum pr. enhet
Varesum pr. vare nederst
Sum inkl 25% mva
Øreavrunding

Tilleggsvalg for utskrift:

Signaturfelt (PDF)
Vår referanse

Ta ut fakturavedlegg

For flere av våre integrasjoner får du mulighet til å overføre hele fakturaen, fakturavedlegget eller enkeltlinjer direkte til eksternt regnskapssystem. Når integrasjonen er aktivert, vises dette som et valg i fakturavedlegget. Du kan også laste ned fakturaen som PDF eller Excel for videre distribusjon eller arkivering.

Hvilke informasjonsfelt som går over er avhengig av integrasjonen.

Feil i eksportert faktura

Hvis du oppdager feil eller mangler etter å ha eksportert en faktura, kan du sette fakturavedlegget tilbake til status «under arbeid». Da får du mulighet til å korrigere innholdet og eksportere det på nytt.

Eksporterte fakturaer kan slettes i regneskapsprogrammet.

Ufakturert

Under “ufakturert” i venstremenyen i administrasjonsmodulen finner du en oversikt over alt fakturagrunnlag som ennå ikke er sendt til kunde.

Du kan fjerne fakturagrunnlag fra listen over ufakturerte poster dersom de ikke skal faktureres. Disse postene vil da ikke lenger være tilgjengelige i faktureringsmodulen, men forblir synlige i rapporter over timer.

Tidligere fakturavedlegg

Under “tidligere fakturavedlegg” får du fullstendig oversikt over alle fakturavedlegg som er opprettet tidligere.

Spørsmål og svar

Spørsmål:	Svar:
Jeg har opprettet feil fakturagrunnlag. Kan jeg slette det?	Ja, dette er mulig. Klikk på “Annuller dette fakturavedlegget” nederst på vedleggssiden (markert med rødt). Da vil tilknyttede timer og varer bli gjort tilgjengelig for ny fakturering, og du kan opprette et nytt, korrekt vedlegg.
Hvordan legger jeg inn kontonummeret kunden skal betale til?	Det legger du inn i den første fakturaen du sender. Systemet husker kontonummeret til neste gang.
Hvordan aktiverer jeg KID-nr i fakturamodulen?	For å ta i bruk KID-nummer på fakturaer må dere først inngå avtale med banken om bruk av KID, og spesifisere at dere ønsker “KID Modulus 10” (vanlig valg i avtaleskjemaet). KID-nummeret settes sammen av et 7-sifret kundenummer, et 7-sifret fakturanummer og ett kontrollsiffer, totalt 15 sifre. Når bankavtalen er på plass, gir dere beskjed til oss – så aktiverer vi KID i deres konto.
Hvor legger jeg inn EHF-informasjon?	Under faktura legger man inn info (førstegangsinformasjon) som vist på bildet under:
Tilleggene er borte fra ‘lage fakturavedlegg’	Har du lagt timene i et fakturavedlegg og glemt å legge til tilleggene må du anullere fakturavedlegget for at tilleggene skal blir tilgjengelig til fakturering igjen.