Anleggsterminal brukes til å registrere arbeidere inn og ut av anlegg for å sikre lovpålagt dokumentasjon og enklere internkontroll.
Innholder
- Introduksjon
- Mannskapsliste - registrering
- Sentrale begreper
- Registreringspåminnelse
- Nytt HMS-kort
- Varslinger
- Avslutte anlegg og kortlesere
- Ofte stilte spørsmål
Introduksjon
Denne dokumentasjonen gir en introduksjon til sentrale begreper og funksjonalitet i Anleggsterminal-systemet.
Mannskapsliste inn/ut registrering
For de fleste brukere er inn- og utregistrering på arbeidsstedet hovedfunksjonen i systemet.
Inn/ut registrering på anlegg gjøres fra Startsiden.
Når du åpner systemet for første gang, vil du bli bedt om å gi tilgang til posisjonsdata. Dette er nødvendig for å kunne registrere inn- og utpassering på anlegg via mobiltelefon. Posisjonen benyttes til å identifisere nærmeste anlegg som er tilgjengelige for registrering.
Dersom du befinner deg i nærheten av et anlegg du ikke tidligere har registrert deg inn på, vil systemet ofte vise meldingen "Anleggskode påkrevd" på startsiden. Du må da angi korrekt femsifret anleggskode for å fullføre registreringen. Alternativt kan du registrere deg inn ved bruk av kortleser, dersom dette er tilgjengelig på anlegget.
Dersom anleggskode er påkrevd, vil det vanligvis være en registreringsplakat på anlegget som viser korrekt kode. Dersom dette mangler, skal administrator informere om koden på annen egnet måte.
Ved å gå til startsiden får du også frem undermenyvalg for å se din egen brukerinfo, registreringshistorikk, administrere registreringspåminnelse og korttilknytning.
Sentrale begreper
Anlegg
Et anlegg er ofte det samme som et prosjekt. Alle registreringer knyttes til et anlegg som er ment å identifisere hvilken byggeplass eller anleggsområde du jobber på.
Administrator registrerer byggherre og adresse på anlegget, da denne informasjonen er lovpålagt og skal inkluderes i mannskapsliste-rapporten.
I enkelte tilfeller har virksomheter mange mindre prosjekter under samme organisatoriske enhet, for eksempel et prosjekt for hver leilighet ved oppføring av en blokk. Anlegget som mannskapslistens registrering er tilknyttet fungerer da som en overordnet enhet for alle underprosjektene. Derfor benyttes begrepet "anlegg" fremfor "prosjekt".
Kortlesere
Kortlesere er enheter som installeres på anleggsområdet og muliggjør inn- og utregistrering for arbeidere på det aktuelle anlegget.
Inn- og utregistrering skjer ved å holde HMS-kortet inntil kortleseren. Kortleseren henter all nødvendig informasjon fra kortet og viser den på skjermen. Arbeideren bekrefter registreringen ved å trykke på en knapp på kortleseren.
Du kan montere flere kortlesere på samme anlegg hvis du ønsker.
Brukere
Alle som registrerer seg inn på et anlegg blir brukere i systemet. Man kan også registrere seg som bruker uten å registrere seg inn på et anlegg. Hvis en bruker har tilknyttet et mobilnummer kan han logge inn i systemet på anleggsterminal.no.
Alle som logger inn får tilgang til å se hva som er registrert av informasjon på sin egen bruker, og kan registrere seg inn/ut på anlegg som har aktivert mobilregistrering.
Brukere som skal ha tilgang til mer informasjon, og administrasjon av systemet, må tildeles roller som definerer hva de skal ha tilgang til.
Det skilles mellom to typer brukere i Anleggsterminal: verifiserte og uverifiserte brukere. Verifiserte brukere har et tilknyttet HMS-kort, noe som sikrer at all informasjon er hentet direkte fra kortet og dermed korrekt. Uverifiserte brukere har ikke tilknyttet HMS-kort og kan derfor ha registrert feil navn, fødselsdato eller firmatilknytning. For disse er det kun bekreftet at mobilnummeret som ble brukt ved registrering tilhører brukeren.
Registreringspåminnelse
Registreringspåminnelse er en funksjon som forsøker å varsle deg når du ankommer/forlater anleggsområdet du har aktivert funksjonen på.
Registreringspåminnelse hjelper deg å huske å registrere deg inn og ut på anlegget. Når du får varsel på telefonen din, er det bare å trykke, så kommer du rett inn i appen og kan enkelt gjennomføre registreringen.
Funksjonen bruker mobilens posisjonstjeneste (geofencing) til å kjenne igjen når du er innenfor anleggsområdet, slik at du enkelt får et varsel om å registrere deg.
Anleggsområde blir definert av administrator for firma/anlegg.
Du kan aktivere eller deaktivere denne funksjonen for et anlegg direkte fra innregistreringsskjermen etter at du har registrert deg inn, eller via oversikten for registreringspåminnelse.
Funksjonen overvåker ikke kontinuerlig posisjonen din, men aktiveres kun når enheten registrerer at du ankommer, forlater eller befinner deg i nærheten av det definerte området.
Posisjonen din blir kun lagret i Anleggsterminalsystemet når du faktisk registrerer deg inn og ut.
Funksjonen er tilgjengelig kun ved bruk av Anleggsterminal-appen for Android eller iOS på mobiltelefon. Nødvendige posisjonstjenester må være aktivert, og tilstrekkelig mobildekning er påkrevd. Appen krever også tillatelse til å hente posisjonsdata. Ved manglende innstillinger eller tillatelser vil systemet varsle deg automatisk.
Dette er en ny funksjon i systemet, og vi jobber kontinuerlig med forbedringer. Dersom funksjonen ikke fungerer som forventet, setter vi pris på tilbakemeldinger slik at vi kan optimalisere løsningen ytterligere.
Begrensinger
Unøyaktighet i områdedefinisjon
Geofencing-funksjonaliteten som benyttes på både Android og iPhone er begrenset til å kun håndtere områder definert som sirkler. Dersom et anleggsområde ikke har en sirkulær form, tilpasser systemet seg dette etter beste evne.
Du kan vise de underliggende sirklene systemet har definert ved å aktivere "vis underliggende geofence definisjoner" når du definerer anleggsområdet.
Dette kan føre til, spesielt hvis man har et avlangt linjeområde definert, at registreringspåminnelse blir forsinket. Påminnelse om ut-registrering vil ikke skje før det blir detektert at man har forlatt den potensielt mye større sirkelen som har blitt generert av systemet.
Vi vil jobbe for å forbedre dette i fremtidige oppdateringer av systemet.
Antall overvåkede områder
Operativsystemet begrenser hvor mange områder som kan ha aktivert varsling samtidig. For øyeblikket kan registreringspåminnelse være aktivert for opptil fire anlegg samtidig. Ved aktivering av et nytt anlegg vil varsling på et annet anlegg automatisk deaktiveres.
Av denne grunn er det ikke tillatt å definere mer enn fem områder per anlegg. Dersom det er behov for flere områder på et anlegg, vil registreringspåminnelse ikke være tilgjengelig for det aktuelle anlegget.
Unøyaktighet i posisjonsdeteksjon
På grunn av batterisparingsfunksjoner, manglende dekning og andre tekniske begrensninger kan funksjonen ha begrenset nøyaktighet. Dette medfører at det kan oppstå forsinkelser før varsling om inn- eller utregistrering blir sendt. I enkelte tilfeller kan det hende at varslingen uteblir helt.
Nytt HMS-kort
Dette er særlig viktig for å sikre at historikk og tilganger knyttet til det tidligere kortet videreføres, slik at brukeren automatisk benytter det nye kortet ved innregistrering via mobilapplikasjonen.
Varslinger
Innledningsvis er følgende rapporter tilgjengelige: "snart utløpte kort tilhørende firma" og "utløpte kort på anlegg tilhørende firma".
Snart utløpte kort tilhørende firma
Denne rapporten varsler om HMS-kort som har utløpt eller nærmer seg utløpsdato, og som har vært benyttet ved innregistrering siden forrige varsling. Varslingen kan avgrenses til HMS-kort tilhørende det firmaet du velger som parameter.
Når du mottar en slik varsling, skal det umiddelbart bestilles nytt kort til den aktuelle arbeidstakeren.
Utløpte kort på anlegg tilhørende firma.
Konfigurasjon av varsler
For å sette opp varsling velger du først ønsket rapport. Deretter angir du relevante parametere for rapporten, før du fastsetter kontrollfrekvens (daglig/ukentlig) og tidspunkt for utsendelse. Til slutt velger du mottaker, hvor du kan benytte én eller flere e-postadresser tilknyttet brukerkontoen. Minst én e-post må være registrert for å kunne aktivere varslingen.
Du kan inkludere flere rapporter og parametere i samme varslingskonfigurasjon, slik at alle relevante varslinger samles i én e-post. Dette gir effektiv oversikt og bidrar til å redusere antall e-poster du mottar.
Varsling sendes kun når de valgte rapportene genererer resultater det skal varsles om, for eksempel dersom det er foretatt minst én innregistrering med utgått kort siden siste kontroll.
Avslutte anlegg og kortlesere
MERK: Kun brukere med administratorrettigheter har tilgang til å avslutte anlegg og kortlesere.
Avslutte anlegg
-
Logg inn på administrasjonssiden for Anleggsterminal.
-
Velg "anlegg" i venstremenyen.
-
Du får nå en oversikt over alle anlegg, både aktive og deaktiverte.
-
Klikk på anlegget du ønsker å avslutte.
-
I anleggsdetaljene kan du:
-
Redigere anleggsinformasjon
-
Skrive ut registreringsplakat
-
Avslutte anlegget
-
-
Klikk på "Avslutt" og bekreft ved å velge "Avslutt" i popup-vinduet.
Husk: Når du avslutter et anlegg, må du også deaktivere tilhørende terminal(er).
Avslutte terminal (kortleser)
-
Logg inn på administrasjonssiden for Anleggsterminal.
-
Velg "Kortlesere" i venstremenyen.
-
Du får nå en oversikt over alle terminaler, både aktive og deaktiverte.
-
Klikk på terminalen du ønsker å avslutte.
-
Du har nå to valg:
-
"Sett anlegg" for å flytte terminalen til et nytt anlegg
-
"Deaktiver" for å avslutte
-
-
Velg "Deaktiver" og bekreft valget.
Husk: Når du deaktiverer en terminal, må du sørge for at anlegg også er avsluttet.
Ofte stilte spørsmål
Hvordan vet jeg at registreringen er lagret?
Se historikk under “Dagens aktivitet” i appen. Der vises klokkeslett og lokasjon.
Kan jeg bruke anleggskoden på flere telefoner?
Ja, men brukeren må være unik og logget inn med riktig konto.
Hva skjer hvis jeg glemmer å registrere meg?
Systemet fanger dette i avviksrapporten – administrator varsles.