Prosjektregnskap
Denne artikkelen gir deg en oversikt over prosjektregnskapet i Proresult - hvordan du viser det, hvilke kostnads- og inntektstyper som finnes, og hvordan de ulike innstillingene henger sammen.
Inneholder
-
Hva er prosjektregnskap
-
Slå på kostnads- og inntektstyper
-
Pris og kostnad - to sider av samme sak
-
Lønnskostnader
-
Maskinkostnader
-
Kjørekostnad
-
Varekostnader
-
Inntekter
-
Dekningsbidrag
-
Manuelle tillegg og periodisering
-
Underprosjekter
-
Varsler og kvalitetssjekk
-
Spesielle innstillinger for prosjektregnskap
-
Viktig om regelverk
-
Se også
Prosjektregnskapet gir deg en enkel og oversiktlig fremstilling av økonomien i et prosjekt. Du finner det ved å åpne det aktuelle prosjektet i Admin og velge Prosjektregnskap i høyremenyen, under Prosjektøkonomi og rapporter.
NB! Prosjektregnskapet er ment som et verktøy for løpende økonomisk oppfølging, og erstatter ikke virksomhetens ordinære regnskapssystem. Det gir deg en rask puls på hvordan prosjektet ligger an, direkte i Proresult, forutsatt at timer, vareuttak, maskinbruk, kjøring og inntektsgrunnlag holdes oppdatert underveis.
Du kan vise regnskapet for:
- Hele prosjektperioden
- Et spesifikt år
- En bestemt måned
Bruk nedtrekksmenyen «Vis regnskap for» øverst til høyre på siden for å bytte mellom periodene. Merk at kun perioder hvor det allerede finnes registreringer vises som valg.
Kostnadssiden av regnskapet bygger på det som er registrert i systemet: timer, vareuttak, maskinbruk og kjøring. Inntektssiden bygger normalt på fakturagrunnlag (fakturavedlegg) opprettet i prosjektet, og kan også bygge på fakturaer dersom Proresults fakturamodul er aktivert (se avsnittet om inntekter). Andre kostnader eller inntekter kan legges inn manuelt, eller komme inn via integrasjoner.
Slå på kostnads- og inntektstyper
Alle kostnads- og inntektstyper i prosjektregnskapet styres av egne avkrysningsbokser nederst på siden - ingen av dem er slått på automatisk, selv om du har registrert timer, maskinbruk eller vareuttak på prosjektet. Kryss av for de som er relevante for deg:
- Automatisk lønnskostnad basert på timelønn x sos.faktor
- Automatisk timekostnader basert på definert kostnad pr. timetype
- Automatisk maskinkostnad basert kostpris
- Automatisk kjørekostnad
- Automatisk varekostnader basert varepriser
- Inntekter basert på fakturavedlegg
Innstillingene gjelder det enkelte prosjekt, slik at du kan tilpasse hvilke kostnadstyper som skal telle med fra prosjekt til prosjekt.
Pris og kostnad - to sider av samme sak
For å forstå tallene i prosjektregnskapet er det nyttig å kjenne til at timetyper, maskiner og varer har to separate felt - ett for hva som skal faktureres kunden, og ett for hva som telles som intern kostnad:
|
Register |
Faktureres kunde |
Brukes i prosjektregnskap |
|
Timetype |
Pris |
Selvkost |
|
Maskin |
Pris |
Kostpris |
|
Vareuttak |
Pris |
Innpris |
Sørg for å fylle ut riktig felt avhengig av hva tallet skal brukes til. Fyller du bare ut Pris, kan det hende kostnadssiden av prosjektregnskapet blir stående på 0, selv om timetypen ser riktig ut på fakturagrunnlaget.
For et mest mulig presist regnskap er det avgjørende at grunnlagsdataene settes opp og justeres etter hvert, samt at alle kostnader og inntekter tas med i prosjektregnskapet.
Automatisk lønnskostnad
Beregnes som timelønn (registrert på den enkelte arbeider under Admin → Arbeidere) multiplisert med en sosial faktor (vist som «sos.faktor» i grensesnittet). Den sosiale faktoren skal dekke arbeidsgivers kostnader utover brutto lønn - arbeidsgiveravgift, feriepenger, OTP og lignende tillegg. Du finner og justerer den sosiale faktoren direkte i prosjektregnskapsvisningen, under avkrysningen for automatisk lønnskostnad.
Eksempel: 7,5 timer x 250 kr timelønn x 1,33 i sosial faktor = 2 493,75 kr i lønnskostnad.
Du kan utvide oversikten i prosjektregnskapet for å se lønnskostnader fordelt pr. måned og pr. arbeider.
Timekostnad per timetype
Som alternativ til automatisk lønnskostnad kan du sette en fast kostnad («Selvkost») per timetype under Oppsett → Timetyper, for eksempel fagarbeider = 360 kr/time. Dette gir et alternativt kostnadsbilde, og egner seg godt der du ønsker faste satser uavhengig av den enkelte arbeiders timelønn.
NB! Aktiver ikke automatisk lønnskostnad og timekostnad pr. timetype samtidig for de samme timene. Da blir timene kostnadsberegnet to ganger - én gang via lønnskostnad og én gang til via timetype-kostnaden. Velg den modellen som passer best for virksomheten din, eller kombiner dem bevisst (for eksempel lønn for egne ansatte og timetype-kostnad for innleid arbeidskraft på ulike timetyper).
En timetype kan også kobles til en maskin, slik at timekostnaden inkluderer maskinkost - se hjelpeteksten på Selvkost-feltet for timetypen.
Maskinkostnader hentes fra maskinregisteret, basert på kostpris pr. time (feltet Kostpris på den enkelte maskin - se tabellen over for skillet mellom Pris og Kostpris). Husk å krysse av «Automatisk maskinkostnad basert kostpris» i prosjektregnskapet for at kostnaden skal tas med.
Eksempel: En Volvo med kostpris 2 800 kr/time brukt i 7,5 timer gir en total maskinkostnad på 21 000 kr.
For å kunne registrere timer mot maskiner, må innstillingen «Registrer timer opp mot maskiner» være aktivert under Innstillinger → Timer.
Maskinkostnader kan grupperes etter maskingruppe i prosjektregnskapet - se avsnittet om gruppering under.
Kjørekostnad beregnes ut fra kjøring registrert på prosjektet (Kjøring → Registrer), basert på satsen under Innstillinger → Kjøring, i feltet «KM-kost, prosjektregnskap». Merk at dette er en egen sats, atskilt fra den ordinære KM-satsen som brukes til utleggsrefusjon til den ansatte.
Eksempel: 50 km x 3,9 kr/km = 195 kr i kjørekostnad.
Kryss av «Automatisk kjørekostnad» i prosjektregnskapet for å ta denne kostnaden med. Kjørekostnaden telles med i prosjektregnskapet uavhengig av om turen er merket som privatutlegg - privatutlegg-merkingen styrer kun hvordan den ansatte får dekket kostnaden, ikke om den telles som prosjektkostnad.
Varekostnader baseres på innpris fra vareuttak. Du kan oppdatere innpriser direkte i varelisten eller i det enkelte vareuttaket.
Eksempel: 10 stk x 15 kr i innpris gir en varekostnad på 150 kr.
Gruppere varekostnader og maskinkostnader
Under Innstillinger → Prosjekt kan du aktivere «Grupper varekostnader» for å dele varekostnadene i prosjektregnskapet etter varegruppe. Varelinjer som er registrert som fritekst (uten egen varegruppe) samles under «Varekost andre varelinjer». Tilsvarende finnes «Grupper maskinkostnader», som deler maskinkostnadene etter maskingruppe.
Inntekter i prosjektregnskapet kan hentes fra to kilder:
- Fakturavedlegg - fakturagrunnlag du oppretter fra prosjektet via «Lag fakturavedlegg». Her velger du hvilke registrerte timer og vareuttak som skal faktureres, priset etter faktureringsfeltet «Pris», ikke kostnadsfeltet.
- Faktura - fakturaer opprettet med Proresults egen fakturamodul. Denne kilden vises kun som eget valg i prosjektregnskapet dersom bedriften din har fakturamodulen aktivert.
- Dekningsbidrag = Inntekt − kostnad
- Dekningsbidrag i prosent = Dekningsbidrag / Inntekt x 100
- Dekningsbidrag pr. time = Dekningsbidrag / registrerte timer på hovedprosjektet
- Ansatte med registrerte timer uten timelønn
- Vareuttak uten innpris
- Timelister og annen underdokumentasjon skal oppbevares i minst 10 år.
- Kostnader skal minst spesifiseres på lønnskostnader, materialkostnader, kostnader til underentreprenører og andre direkte kostnader.
Kryss av for den eller de kildene som er aktuelle for deg. Dersom begge er krysset av, utelates fakturavedlegg fra beregningen, slik at inntekten kun telles én gang - gjennom den faktiske fakturaen.
Statusen på fakturavedlegget (Under arbeid / Klart / Sendt) er kun til intern oppfølging, og påvirker ikke selve regnskapstallet.
NB! Fakturerer bedriften din helt eller delvis i et annet system enn Proresult, vil den inntekten normalt ikke komme automatisk med i prosjektregnskapet. Sørg for at hele prosjektet faktureres via fakturavedlegg-funksjonen i Proresult, eller legg inn beløpet manuelt (se avsnittet om manuelle tillegg).
Prosjektregnskapet viser dekningsbidraget både som beløp, prosent og pr. time:
Dette gir deg raskt et bilde av lønnsomheten i prosjektet, uten å måtte gå veien om et eget regnskapsprogram.
NB! Har prosjektet underprosjekter, beregnes dekningsbidrag pr. time ut fra timene registrert direkte på hovedprosjektet - også når «Inkluder underprosjekter» er krysset av og beløpene over inkluderer underprosjektene. Tallet kan derfor virke høyere enn ventet i slike tilfeller.
Manuelle tillegg og periodisering
Du kan legge til manuelle kostnader eller inntekter via «+ Legg til inntekt» / «+ Legg til utgift» i prosjektregnskapet - for eksempel leverandørfakturaer som ikke registreres andre steder i systemet.
Leverandørfakturaer kan også komme inn automatisk dersom bedriften din bruker en regnskapsintegrasjon, for eksempel PowerOffice eller Uni Economy.
For å bokføre en kostnad eller inntekt i en annen periode enn registreringsdatoen, velger du bilagstype «Periodisering av utgift» eller «Periodisering av inntekt» i stedet for en vanlig postering. Her setter du «Fra dato (kredit)» og «Til dato (debet)» - beløpet flyttes fra kreditperioden til debetperioden, og totalen for hele prosjektperioden er uendret. Periodisering endrer altså hvilken måned kostnaden eller inntekten telles i, ikke det samlede beløpet.
Kostnader og inntekter fra underprosjekter tas ikke automatisk med i hovedprosjektets prosjektregnskap. For å inkludere dem, krysser du av «Inkluder underprosjekter» øverst på prosjektregnskap-siden til hovedprosjektet. Avkrysningen vises først når prosjektet har fått minst ett underprosjekt.
NB! Har prosjektet ditt underprosjekter, bør du sjekke denne avkrysningen dersom du vil se den fulle økonomien for hele prosjektet samlet - ellers vises kun hovedprosjektets egne registreringer.
Systemet viser et oransje varsel dersom noe mangler eller ser feil ut, for eksempel:
- Ansatte med registrerte timer uten timelønn
- Vareuttak uten innpris
Du kan rette disse direkte via lenkene i varselet, og regnskapet oppdateres automatisk.
Spesielle innstillinger for prosjektregnskap
Under Innstillinger → Prosjekt kan du tilpasse hvilke kostnads- og inntektstyper som er tilgjengelige for prosjektregnskapet, og justere innstillinger for gruppering av vare- og maskinkostnader.
Prosjektregnskapet i Proresult er en forenklet modell for intern økonomisk oppfølging, og er ikke nødvendigvis tilstrekkelig som lovpålagt prosjektregnskap.
For bokføringspliktige innen bygge- og anleggsvirksomhet skal det utarbeides prosjektregnskap når anbudsprisen eller den estimerte omsetningsverdien eks. mva. overstiger fem ganger folketrygdens grunnbeløp (5 G). Grunnbeløpet reguleres normalt 1. mai hvert år, så kronebeløpet endrer seg tilsvarende - sjekk gjeldende grunnbeløp på nav.no om du er usikker på beløpet akkurat nå.
Snakk med regnskapsfører eller revisor dersom du er usikker på om registreringene i Proresult oppfyller kravene som gjelder for virksomheten og prosjektet ditt.