Slik oppretter du prosjekter og kalkyler – trinn for trinn
En god start med riktig struktur gjør det enklere å holde oversikt, sikre økonomien og samarbeide effektivt i hele prosjektperioden.
Her får du en komplett guide til hvordan du går frem fra første museklikk til oversiktlig kalkyle.
Steg 1: Opprett et nytt prosjekt
Hva gjør du?
- Gå til menyen øverst til høyre i systemet og velg Start et nytt prosjekt.
Hvorfor?
- Prosjektet er din “mappe” for alt arbeid relatert til oppdraget: dokumentasjon, deltakere, kalkyler og historikk.
Hvordan?
- Skriv inn prosjektets navn, f.eks. “Blomsterveien 12 – Tilbygg”.
- Legg til adresse og kontaktinformasjon om kunde, byggherre eller andre sentrale aktører.
- Fyll inn merknader som vil vises i rapporter, for eksempel: “Kun utvendig arbeid”.
Tips: Skal du lage et prosjekt basert på et tidligere oppdrag, kan du velge Importer prosjekt. Da slipper du å starte helt fra bunnen og får med deg relevante erfaringer.
Steg 2: Sett tilgang og deling
Hva gjør du?
- I prosjektopprettingen setter du hvem som skal ha tilgang. Som standard er prosjektet synlig for hele organisasjonen.
Hvorfor?
- Delte prosjekter legger til rette for samarbeid og læring. Skal prosjektet kun ses av deg og administratorer, fjern avhukingen for deling.
Eksempel: Tester du ut noe eller har konfidensiell informasjon, velg privat prosjekt. For samhandling om vanlige jobber, bruk deling.
Steg 3: Få oversikt i prosjektoversikten
Hva gjør du?
- Når prosjektet er lagret, åpnes prosjektoversikten automatisk. Her ser du all hovedinformasjon, historikk og knapper for opprettelse av kalkyler.
Hvorfor?
- Dette gir deg et ryddig utgangspunkt og et sted for å holde oversikt over alle utregninger, dokumenter og endringer.
Tips: Oppdater prosjektinformasjonen underveis hvis noe endrer seg – for eksempel om prosjektleder byttes ut, eller prosjektet får ny adresse.
Steg 4: Opprett eller importer kalkyle direkte i prosjektet
Hva gjør du?
- Trykk Ny kalkyle når du står inne på ønsket prosjekt.
Hvorfor?
- Kalkylen gir deg oversikt over forventede kostnader, ressursbruk og kan brukes til prissetting av tilbud.
Hvordan?
- Gi kalkylen et tydelig navn, f.eks. “Tømrerarbeid – grunnarbeid”.
- Ønsker du å bruke en tidligere kalkyle som mal? Velg Importer kalkyle, søk opp prosjekt og kalkyle, og importer ønsket mal.
Eksempel: Har du tidligere laget en “Rigg og drift-kalkyle” for et lignende prosjekt, kan denne enkelt gjenbrukes og gi et godt utgangspunkt.
Steg 5: Tilpass og sjekk kalkylefaktorer
Hva gjør du?
- Etter at kalkylen er opprettet/importert, får du opp en oversikt over kalkylefaktorer (timelønn, satser, materialkostnader osv.).
Hvorfor?
- Å oppdatere faktorene sikrer at kalkylen alltid reflekterer dagens realiteter og at ingen gamle satser drar med seg feil i beregningene.
Hvordan?
- Se over og juster alle relevante faktorer. Kontroller spesielt timelønn, påslag og andre satser.
- Du kan når som helst gjøre endringer senere også, slik at kalkylen er fleksibel for justering underveis.
Tips: Gå gjennom kalkylen nøye før du deler den med andre, og oppdater hvis du mottar nye innspill eller prisendringer.
Steg 6: Samarbeid, dokumenter og følg opp
Hva gjør du?
- Del prosjekt og kalkyle med aktuelle kolleger, og bruk systemet til å dokumentere endringer og oppfølging.
- Legg inn utfyllende beskrivelser og bruk prosjektoversikten aktivt for å koordinere fremdrift.
Hvorfor?
- God deling og dokumentasjon gjør det mulig å spore fremdrift, rette opp feil tidlig og gjøre bedre vurderinger i etterkant.
Oppsummering: Fra idé til ferdig kalkyle
Ved å følge disse stegene – opprette prosjekt, tilpasse tilgang, legge inn detaljert informasjon, opprette eller importere kalkyle og oppdatere nøkkelfaktorer – får du en komplett og fleksibel arbeidsflyt. Prosjekt og kalkyle er alltid knyttet sammen, og du får full kontroll på hvem som ser hva, hvordan kostnadene regnes ut og hvordan du best planlegger arbeidsdagen.