Gå til innhold
  • Det finnes ingen forslag fordi søkefeltet er tomt.

Finago

Denne artikkelen gir informasjon om Proresult sin integrasjon med Finago (tidligere 24SevenOffice). Her kan du lese om hvordan du setter opp integrasjonen og hvordan den fungerer.

Inneholder

 

Viktig informasjon for oppsett av integrasjon

Dersom kunder, ansatte eller prosjekter allerede er registrert i Finago, kan dette bli koblet feil! Ta kontakt med Proresult før du aktiverer automatisk overføring, slik at dataene kan bli korrekt koblet.

Feilkoblinger og duplikat som er forårsaket av feil i oppsettet av integrasjonen, kan føre til ekstraarbeid og vil bli fakturert på timesbasis.

Vennligst ta kontakt med oss på support@proresult.no hvis du trenger hjelp til å konfigurere integrasjonen riktig.

Hvor i Proresult aktiverer jeg integrasjonen?

For å aktivere integrasjonen, gå til Oppsett → Innstillinger → Integrasjoner → Til integrasjon.

Hvordan aktiverer jeg integrasjonen?

  • Logg inn: Du blir bedt om å logge inn med en Finago-bruker. Det anbefales å opprette en egen API-bruker i Finago for dette formålet. Logg inn med brukernavn og passord fra Finago.

  • Identitet: Noen kontoer har tilgang til flere klienter (f.eks. regnskapsførere). For at Finago skal vite hvilken klient som skal kommuniseres mot, må dette spesifiseres på forhånd. Under Valgt identitet velger du riktig klient fra listen, og trykker Lagre. 

Når du har logget inn og gitt Proresult-kontoen tilgang til Finago-kontoen din, blir du automatisk sendt videre til innstillinger for integrasjonen.

Ta kontat med support@proresult.no for å være sikker på at det ikke blir duplikat før du konfigurerer ønskede synkroniseringsvalg.

 

Innstillinger for integrasjonen

Generelle innstillinger

  • Valgt identitet: Viser hvilken bruker som er logget inn.

  • Logg ut: Alternativ for å logge ut av systemet.

  • Integrasjon til Finago: Aktiver eller deaktiver integrasjonen. Denne må være på for at integrasjonen skal fungere.

Kunder

  • Integrasjonsretning: Velg om du vil importere kunder til Proresult eller eksportere dem fra Proresult.

  • Betalingstid: Ved eksport av kunder henter systemet først et tall fra feltet Betingelser på kunden i Proresult. Finnes ikke det, brukes verdien fra integrasjonsinnstillingene i stedet. 

     

Ved import av kunder hentes standard betingelse fra faktura-innstillingen på Proresult-kontoen. Er ingen verdi satt der, brukes betalingstiden fra integrasjonsinnstillingene.

Obs! Betingelser fra kundekortet i Proresult settes kun ved opprettelse av nye kunder — ved oppdatering endres ikke betalingstiden på kunden i Finago.

  • Synkronisering: Synkroniser automatisk med Finago (anbefalt å ha på). Er denne av, må man synkronisere manuelt.

Prosjekt

  • Integrasjonsretning: Velg om du vil importere prosjekter til Proresult eller eksportere dem fra Proresult.

  • Kundetilknytning: Inkluder eller ekskluder kundetilknytning.

Obs! Ved synkronisering av prosjekt kan det overføres hvilken kunde som er knyttet til prosjektet. Dette kan være nyttig dersom synkronisering av kunder er aktivert, men skaper kluss dersom synkronisering av kunder er deaktivert. Vi anbefaler å ekskludere dette så lenge dere ikke benytter synkronisering av kunder. Om ingenting er valgt, ekskluderer integrasjonen automatisk.

  • Synkronisering: Velg om du vil synkronisere prosjekter automatisk med Finago eller gjøre det manuelt.

Timer - til prosjekt

  • Startdato: Angi tidligste dato for overførte timeregistreringer.

  • Kobling: Koble Proresult timetyper til Finago arbeidstyper.

  • Synkronisering: Velg om du vil synkronisere timer automatisk med Finago eller gjøre det manuelt.

For at en timeregistrering skal kunne eksporteres må følgende kriterier være oppfylt:

  • Registreringens tilhørende prosjekt må være synkronisert med Finago fra før.

  • Brukerens Kontakt-ID fra Finago må være satt inn for hver enkelt ansatt under Administrere arbeidere i Proresult.

  • Timene må være registrert på startdatoen eller senere.

  • Timene må være godkjente.

Timer som ikke oppfyller alle kriteriene vil bli hoppet over til de møter kriteriene.


Varelager

  • Integrasjonsretning: Velg om du vil importere varelager til Proresult eller eksportere det fra Proresult.

  • Synkronisering: Velg om du vil synkronisere varelager automatisk med Finago eller gjøre det manuelt.

Fakturavedlegg

  • Fakturatype: Velg mellom enlinjet eller flerlinjet faktura.

    • Enlinjet faktura: Generert faktura består av én fakturalinje med sluttsummen på.

    • Flerlinjet faktura: Generert faktura består av flere fakturalinjer med de forskjellige kostnadspostene. Du må velge dette alternativet dersom du ønsker å fordele inntektene på de forskjellige maskinene i regnskapet i Finago.

  • Grupper timer: Bestem om timelinjer skal grupperes og summeres etter timetype.

    • Grupper: Timene grupperes på timetype.

    • Ikke grupper: Timelinjene grupperes ikke sammen etter timetype.

  • Produkt-ID timer, kjøring og annet: Sett inn produkt-ID'en som skal brukes i Finago for henholdsvis timelinjer (Produkt-ID arbeidstimer), transportlinjer/km/bomring/andre utgifter (Produkt-ID reiseutgifter) og fritekstlinjer (Produkt-ID fritekst). Alle fakturalinjer i Finago må knyttes mot en produkt-ID, og du står fritt til å velge denne selv.

Denne verdien kan ikke kollidere med et varenummer i varelageret i Proresult. Dersom et produkt med en ID som tilsvarer dette nummeret allerede eksisterer i Finago, vil denne operasjonen overskrive produktet.

  • Legg til dato fremst i navnet på eksporterte timelinjer: Bestemmer om dato skal legges til fremst i navnet på fakturalinjer for timer.

  • Knytt maskintimer mot dimensjonstype: (kun relevant dersom du fakturerer kunde for bruk av maskiner) → Velg hvilken dimensjonstype i Finago maskintimer skal gå mot.

Dimensjonstyper opprettes i Finago under Regnskap → Administrasjon → Innstillinger → Egendefinerte dimensjoner.
Merk at du også må opprette selve dimensjonselementene (verdiene) inni dimensjonstypen. Klikk deg inn på dimensjonstypen og bruk + Nytt dimensjonselement, før disse blir velgbare i mappingen mot maskiner i Proresult.

  • Mapping av maskiner mot dimensjoner: Velg hvilket dimensjonselement i Finago hver maskin i Proresult skal gå mot. Maskiner uten valgt dimensjon får ingen dimensjon på fakturalinjen ved overføring. Husk derfor å mappe opp nye maskiner etter hvert som de opprettes i Proresult.

Tving synkronisering

Den automatiske synkroniseringen mot Finago har inntil én times forsinkelse. Du kan tvinge synkronisering umiddelbart med synkroniserings knappene på dashbordet eller under integrasjonsinnstillinger.

Er ikke synkroniseringsknappene tilgjengelig på dashbordet kan du legge de til vet å klikke på +

 

Hvilke data blir overført

fra Proresult til Finago

Kunder

  • Kundenummeret

  • Navn

  • Postadresse

  • Leveringsadresse

  • Telefonnummer

  • E-postadresse

  • Notat admin

  • Organisasjonsnummeret

  • Betalingstid (ved første eksport, oppdateres ikke)

Prosjekt

  • Prosjektnummeret

  • Navn

  • Kunde

  • Startdato

  • Sluttdato

  • Tekst til arbeidere → Notat

  • Prosjektleder (kun ved import)

Varer

  • Varenummeret

  • Navn

  • Hovedgruppe og undergruppe → kategori

  • Innkjøpspris

  • Utsalgspris

Timer til prosjekt

  • Prosjekt og kunde

  • Dato

  • Antall

  • Klokkeslett fra og til

  • Arbeidsart

  • Timetype

Fakturavedlegg

  • Kunde

  • Prosjekt

  • Referanse (Kundereferanse fra prosjekt)

  • Merknad 

  • Ordrelinjer

  • Utsalgspris

  • Antall

  • Maskin-dimensjon (på maskintimer, dersom innstilling satt)

Fakturering

Når et prosjekt er klart til å faktureres (eller delfaktureres), oppretter du et fakturavedlegg i Proresult ut fra fakturagrunnlaget på prosjektet. Når du er fornøyd med fakturavedlegget, kan du overføre det til en ordre i Finago ved å trykke på Lag faktura (Finago) nederst i bildet.

Fakturavedlegget ender opp som en ordre i Finago. Du finner ordren ved å gå til ordrelisten i Finago.

Når du åpner ordren i Finago, ser du at alle linjer har kommet over. Dersom du har satt opp mapping mellom maskiner og dimensjoner, vil linjer som inneholder timer på mappede maskiner ha fått korrekt dimensjon på seg.

 

Kobling av ansatte

For at integrasjonen skal håndtere ansattdata korrekt, må ansatte være koblet sammen mellom Proresult og Finago. Dette er nødvendig både for å hente prosjektleder inn på prosjekt samt for eksport av timer per ansatt til timemodulen i Finago.

Gå til Proresult → Arbeidere → Admin. arbeidere, finn den ansatte som skal kobles, og legg inn vedkommende sin Finago kontakt-ID i det aktuelle feltet.

For å finne kontakt-ID, gå til CRM → Kontakter i Finago. Ligger ikke kontakt-ID synlig, klikk på den aktuelle personen. Kontakt-ID (ansatt nummer) vises i den neste dialogen. Legg denne ID-en inn i Proresult og lagre. Nå er ansatte korrekt koblet mot hverandre i begge systemer.

 

Lønnseksport

Lønnseksport til Finago er en fileksport og kan aktiveres separat, uten å aktivere selve API-integrasjonen. Aktiveres under Innstillinger uten integrasjon → Lønn - Fileksport.

 

Lønnsarter settes opp fra menyvalget Lønning → Eksport.


Her finner du:

  • Oversikt over antall nye timeregistreringer som ikke er eksportert enda.

  • Velg mellom å lage en ny fil basert på alle nye registreringer eller avgrens til dato. Du kan også avgrense på kun noen arbeidere ved å klikke i feltet Ansatte'

  • En eksportliste (nyeste øverst) med kolonnene Eksport nr, Ant. reg, Første reg og Siste reg, samt lenker for Last ned eksport-fil, Vis eksportdata i tabell, Rapport timer og Lønnsgrunnlag-rapport.

Obs! Eksportfilen er en CSV fil og skal ikke åpnes. Åpner du filen blir den ødelagt da excel prøver å konvertere den. I så fall er det bare å laste filen ned på nytt. Ønsker du å se hva filen inneholder klikk på Vis eksportdate i tabell

  • Oppsett lønnsarter, der du angir lønnsartnummeret for det som skal overføres. Feltene som kommer opp er:

    • Timelønn - alle timetyper

    • Fraværsprosjekt - som ligger under innstilling fravær

    • Tillegg - alle tilleggene som er lagt inn under innstillinger for tillegg

    • Kjøremodulen om denne er aktivert og huket av for privat utlegg

Avspasering uten prosjektnr
Dersom avspaseringsbanken brukes slik at timer skal utbetales først når de avspaseres, kan avspasering settes opp mot samme lønnsart som timelønn, samt at det krysses av her. Det medfører at selve timene (timelønn) prosjektføres umiddelbart, mens opptjent avspasering trekkes fra på timelønnen (uten prosjektnr), og uttak fra avspasering legges til på timelønnen (uten prosjektnr). Dette ivaretar vanligvis både at man får prosjektført all lønnskostnad umiddelbart, og at man får utsatt utbetalingen til den ansatte til de avspaseres.

Trekk ut overtid fra timelønn
Dersom overtidstimer eksporteres til en overtidslønnsart som betaler ut både timelønnen og overtidstillegget i ett, må du krysse av her slik at ikke timene på overtid blir betalt dobbelt.

Bruk satser fra Proresult for tillegg
For de tillegg det er lagt inn satser på under Innstillinger → Tillegg, brukes satsen i eksportfila. Dette vil normalt overstyre satsen i Finago.

Lønnseksport UTEN prosjekt
Som standard eksporteres lønnstransaksjonene med prosjekt, slik at lønnskostnaden kobles mot prosjektnummeret. Dersom det krysses av her, utelates prosjektkoblingen, og lønnstransaksjonene slås sammen pr. ansatt/lønnsart.

Eksporter til hovedprosjekt
Når det er registreringer på underprosjekter, eksporteres de som standard til underprosjektnummeret. Dersom du ønsker at registreringer skal belastes hovedprosjektet, kan du krysse av her.

Radiovalg for personer med utfylt fastlønn:

  • Ta med alle lønnsarter

  • Utelat timelønnsart og fravær

  • Utelat alt

  • Ta med alt, men null ut timene → Fastlønnede markeres med en positiv verdi i feltet for fastlønn på Admin. arbeidere. Velger du dette alternativet, kommer det inn to linjer med timer for de fastlønnede som til sammen går i null: én linje med timene på prosjekt, og én med timene i minus uten prosjekt. Dermed får du prosjektbelastet timene også til de fastlønnede.

Ta med kommunenummer (for å beregne ambulerende lønn)
Timer på prosjekter der det er satt opp kommune, vil få med dette kommunenummeret i eksportfila.

Std.prosjektnummer

Her kan du sette et prosjektnummer som du ønsker at timene til lønn skal føres på om de ikke har et prosjektnummer. 

Velger du avspasering uten prosjektnummer men setter et std. prosjektnummer i dette feltet vil avspaseringstimene få oppført dette prosjektnummeret.
Std. prosjektnummer settes ikke om du velger Lønnseksprot UTEN prosjekt

 

Spørsmål

Svar

Kan vi koble to Proresult-kontoer til samme Finago-klient, som to forskjellige avdelinger?

Vi støtter kun integrasjoner 1-til-1, og kan ikke koble Proresult-konto 1 til samme Finago-klient som konto 2 allerede bruker, av tekniske årsaker. Vi har heller ingen måte å skille kontoer på avdeling. Dersom de har en egen klient i Finago, er det bare å sette opp en integrasjon på vanlig måte.

Ansatt kommer ikke over på timerapporten i Finago. Hva gjør jeg?

Ansatte må være koblet (se Kobling av ansatte) for å komme med i timerapporten på prosjektet i Finago.

Jeg får ikke opp dimensjon på maskinen. Hva kan være galt?

Dersom maskintimen er ført manuelt på fakturavedlegget, kan det hende systemet ikke fanger opp ID-nummeret på maskinen. Legg den heller inn på en føring og opprett fakturavedlegg på nytt

Jeg får feilmelding når jeg prøver å legge inn produkt-ID i integrasjonsinnstillingene. Hva betyr det?

Når du legger inn en produkt-ID i integrasjonsinnstillingene, oppretter du samtidig varen i Proresult. Finnes produktnummeret allerede i varelisten i Proresult fra før, får du feilmelding fordi varenummeret allerede er i bruk. Du må i så fall slette varen fra varelisten i Proresult først.

Jeg får feilmelding når jeg skal opprette faktura i Finago: "required property paymentTime not found". Hva betyr det?

Det ligger ikke inne betalingsbetingelser på kunden i Finago. Gå til kundekortet i Finago og legg inn betalingsbetingelser.

Jeg får ikke overført ordrelinjer til Finago, med feilmeldingen "Server was unable to process request. ---> Required property ProductId on InvoiceRow is set to '10483', but this Id was not found or is inactive/deleted." Hva betyr det?

Varen som er lagt inn på linjen finnes ikke i Finago. Eksporter varene til Finago for å få over ordrelinjer med varenummer, eller bruk fritekst/"blank varelinje" for å bruke varenummeret som er satt opp på produkt-ID i integrasjonsinnstillingene.