Gå til innhold
  • Det finnes ingen forslag fordi søkefeltet er tomt.

Innføring i dokumentmodulen

I denne artikkelen vil vi vise hvordan du bruker og tilpasser dokumentmodulen til ditt firma.

(viser revisjonshistorikk med mulighet for å åpne tidligere revisjoner)
 

Inneholder

 

Generelt

 
Dokumentene på adminsiden utgjør virksomhetens overordnede internkontrollsystem (IK-system). Deler av dette systemet kan synkroniseres til prosjekter, hvor dokumentasjonen kan tilpasses prosjektets behov. Modulen tilbyr tilsvarende funksjonalitet på både overordnet- og prosjektnivå.
 

Merk: Ved redigering av maldokumenter i det overordnede IK-systemet anbefales det å opprette en kopi før redigering påbegynnes. Den opprinnelige malen kan deretter slettes uten at dette påvirker oppdateringsvarsler. Vær oppmerksom på at endringer direkte i mal-filen kan medføre at egne tilpasninger blir overskrevet ved innlasting av oppdatert mal fra Proresult.

På prosjektnivå kan du trygt redigere direkte i dokumentet som er synkronisert til prosjektet.

 

Hovedside

 
 

 

Funksjoner

På hovedsiden finner du søk, filter, valg for å legge til innhold og handlinger for mapper og dokumenter:

  • Prosjektvalg (knapp): Vise valgt prosjektmappe (prosjektnivå).

  • Arbeider (knapp): Viser hvilken tilgang den ansatte har til dokumenter.

  • Søkefelt: Søk etter dokumenter.

  • Filter: Åpner valg for å vise prosjektdokumenter og slettede mapper og dokumenter.
  • Legg til: Åpner en meny der du kan laste opp filer, opprette nytt HTML-dokument, opprette ny mappe eller legge til en ekstern lenke.
  • Tre prikker øverst til høyre: Åpner HMS/KS dokumentbiblioteket.
  • Mappesti: Bruk mappestien til å navigere mellom mappene

  • Dra og slipp filer: Hele dokumentmappen fungerer som en «dropzone». Du kan derfor dra en fil fra datamaskinen og slippe den hvor som helst i dokumentmappen for å laste den opp til mappen du står i.

    • Avhuking:  Marker flere mapper for å utføre videre handlinger. Handlingsmenyen vises som et banner øverst i skjermbildet. Merk: Handlinger gjelder kun for enkeltdokumenter. 

 

1: Mappenavn/dokumentnavn

2: Dok-id: Id på gjeldende fil (gjelder kun dokument), denne kan endres via «detaljer-fanen» i dokumentredigeringen.

3: Oppdatert: Viser dato og klokkeslett for siste endring i mappen eller dokumentet.

4: Mappesymbol: Viser hvor mange mapper som ligger på første nivå i mappen.

5: Dokumentsymbol: Viser hvor mange dokumenter som ligger på første nivå i mappen.

6: Personsymbol: Tildeler og viser hvem som har tilgang til hele eller deler av innholdet i mappen. Tilgangen kan styres per person og avdeling. OBS! Administratorer med dokumenttilgang har tilgang på PC. For at øvrige brukere skal få tilgang i appen, må mobiltilgang aktiveres.

7: Mobilsymbol: Slår mobiltilgang til mappen eller dokumentet av eller på. Kun personer som er tildelt tilgang via personsymbolet, har tilgang.

Handlinger (8)

Åpner en ny undermeny.

For mapper:

  • Gi nytt navn
  • Flytt
  • Skriv ut innhold (komplett mappe, inndelt i mappenavn)
  • Skriv ut innholdsfortegnelse (kun mappe- og dokumentnavn, med valg for revisjonsnummer, revisjonsdato og revisjonsansvarlig.)
  • Slett

For dokumenter:

  • Rediger (sender deg til redigeringsverktøyet, se beskrivelse)

    • Se historie (revideringshistorikk med mulighet for å se gamle revisjoner)

    • Opprett kopi

    • Flytt (internt i Proresult)

    • Del lenke (del dokumentet med eksterne via en link)

    • Lesebekreftelse (se beskrivelse Lesebekreftelse)

    • Leselogg (se beskrivelse for Leselogg)

    • Skriv ut (her kan du også velge å lagre fila som PDF)

    • Slett

       

 

Lesebekreftelse

Ved aktivering av lesebekreftelse må brukeren åpne dokumentet og bekrefte at det er lest og forstått. Lesebekreftelse kan aktiveres enten på overordnet internkontrollsystem eller på prosjektnivå, og vil vises på ulike steder i appen avhengig av valgt nivå. På overordnet nivå vises dokumentet før startsiden, mens på prosjektnivå kreves bekreftelse kun for aktuelle prosjekter.

Leselogg

Leseloggen dokumenterer hvilke brukere som har bekreftet å ha lest dokumenter med aktivert lesebekreftelse. Denne loggen kan hentes ut per dokument eller per person.

Dokumentnivå

  • Åpne undermenyen på handlinger for gjeldende dokument

  • Velge leselogg

Personnivå

  • Trykk på knapp for arbeider på topplinjen

  • Velg gjeldende arbeider

  • Trykk på knapp for leselogg (denne ligger ved siden av knappen for arbeider på topplinjen)

 

Redigering HTML-dokument

 

Med det nyeste grensesnittet kan du lime inn innhold fra Word-dokumenter samt bilder direkte i tekstfeltet. Verktøyet fungerer som et tradisjonelt skriveprogram, med en oversiktlig verktøylinje øverst. Ved å holde musepekeren over de ulike ikonene får du en beskrivelse av tilgjengelige funksjoner.
Når du limer inn tekst fra Word, for eksempel en tabell, kan det dukke opp en dialog ("Ordpasta oppdages") som spør om du vil beholde formatet eller rydde det opp. «Ren» fjerner Word-spesifikk formatering og tilpasser innholdet til Proresults egen stil, mens «Behold» tar med mest mulig av det opprinnelige utseendet fra Word. 

 

Konverter dokument til HTML

Er du ikke fornøyd med resultatet av å lime innhold direkte inn i Proresult — for eksempel at en tabell ikke ser bra ut — kan du i stedet konvertere dokumentet til HTML-kode ved hjelp av et AI-verktøy.

Last opp Word- eller PDF-dokumentet du ønsker å bruke i et AI-verktøy, og be verktøyet konvertere innholdet til HTML-kode.

  1. Opprett et nytt HTML-dokument i Proresult under Legg til → Nytt HTML-dokument, og gi det et dokumentnavn.
  2. Åpne dokumentet for redigering, klikk Mer diverse (de tre prikkene til høyre i verktøylinjen) og velg Kodevisning.
  3. Lim inn HTML-koden fra AI-verktøyet.
  4. Klikk Kodevisning på nytt for å se hvordan dokumentet ser ut, og fortsett å redigere ved behov.

Tips: HTML-dokumentet kan hente informasjon automatisk fra systemet, for eksempel prosjektnummeret, kundenavn eller dagens dato, via Sett inn-funksjonen i verktøylinjen. Har foretaket HR-modulen, kan personaldokumenter også hente data direkte fra ansattkortet, som navn, adresse, fødselsdato, startdato mm.

Se Sett inn funksjonen for full oversikt over tilgjengelige felt.

Detaljer

 
Detaljefanen er som standard lukket, men når den åpnes får du tilgang til å redigere dokument navn, dokument-ID, versjonsnummer, versjonskommentar og mulighet til å angi ny revisjonsdato. Bruker som har redigert dokumentet registreres automatisk basert på innlogget konto.

MERK: Dette er manuelle felt. Det blir ikke automatisk oppdatert med nytt versjonsnummer og dato for hver gang man åpner dokumentet i redigeringsmodus eller gjør endringer på dokumentet.

 

Sett inn funksjonen

 

Ligger helt til høyre på verktøypanelet

image-20250523-130731.png

Ved å klikke på dette ikonet får du tilgang til å sette inn ulike elementer i dokumentet.

Alle funksjonene vil aktivere automatisk henting av data der disse blir lagt til. Er dokumentet i redigeringsmodus vil dataen ligge i doble klammer [[eksempel]], men så snart dokumentet åpnes på vanlig måte vil riktig data dukke opp.

 

Signatur

For å sette inn et signaturfelt, går du via "sett inn" knappen. 

  • Signer denne (uten kopi) - Legger til signaturfelt for digital signatur via app. Ved dette valget vil det være mulig å legge til flere signaturfelt på samme dokument.
  • Signer og lag signert kopi - Legger til signaturfelt for digital signatur via app. Ved signert dokument vil originaldokumentet duplisere seg og det er kun mulig å legge en signatur per dokument.

 

Se også nederst i artikkelen: opprett og administrer prosjekt for ekstra informasjon om kundetilgang på prosjektnivå.